Digitaliser sa prise de contacts sur les salons d’éducation, un indispensable pour les institutions de formation

Les salons et événements représentent un canal de recrutement majeur pour les écoles et les institutions de formation professionnelles.

Des salons d’orientation post-bac visant au recrutement par les écoles des nouveaux bacheliers, aux événements de présentation des offres de formations professionnelles à destination des lycéens et jusqu’aux salons spécialisés dans les MBAs visant des professionnels souhaitant parfaire leurs formations et donner à leurs carrières de nouveaux horizons, l’offre de salons et événements de formation est foisonnante. Ainsi, il existe en France plus de 200 salons dédiés à l’éducation !

Le nombre de contacts sur les salons d’éducation…un défi de taille pour les exposants !

Malgré cette diversité, les institutions d’éducation partagent souvent un besoin commun : récolter les contacts des visiteurs intéressés par leurs offres de formation et disposer des informations nécessaires pour qualifier au mieux leurs cursus afin de leur proposer rapidement les offres de formations les plus adaptées à leurs besoins. La question du support utilisé pour prendre ces contacts et qualifier leurs besoins devient dès lors primordiale !

Chez BipTag, quand nous avons développé il y a maintenant plus de 7 ans notre premier outil de gestion des contacts à destination des exposants de salons professionnels, nous avons été surpris car notre premier client est un organisme de formation professionnelle.

Cela se confirme toujours aujourd’hui car le secteur de l’éducation est aujourd’hui le premier en termes de nombre de contacts entrés sur BipTag pendant un salon suivi par la santé et l’industrie. Il n’est en effet pas rare de voir sur les grands salons du secteur des exposants qui dépassent la barre des 1000 contacts saisis. Imaginez, dans ce cas, ce que signifierait l’utilisation du traditionnel formulaire papier ; si on fait l’hypothèse qu’une personne peut saisir post-salon 15 formulaires par heure soit un formulaire toutes les 4 min, cela ferait 2 semaines de travail en continu simplement pour saisir les données recueillies…et cela sans compter les erreurs potentielles et les délais de réponse aux candidats !

Digitaliser sa prise de contacts…une réponse appropriée au défi du volume de contacts rencontrés 

L’enjeu pour les écoles et institutions de formation professionnelle de digitaliser la prise de contacts revêt dès lors une importance cruciale. Et les nouveaux outils digitaux comme BipTag permettent simplement à l’aide de quelques tablettes et d’une simple prise en main de l’application par les utilisateurs de réussir ce défi sans trop de problème…

BipTag permet aux écoles et institutions de formation professionnelle de construire un formulaire en amont du salon en quelques clics, de créer le formulaire de contacts adéquat pour capter les informations relatives au profil du potentiel candidat (coordonnées, année de naissance, formation de base…) et à son projet (motivations, préférences professionnelles, formation projetée…). L’application BipTag leur permet ensuite de prendre les contacts directement sur les tablettes ou téléphones mis à disposition sur le salon, de qualifier les profils des candidats et de les enregistrer immédiatement, et cela sans besoin de connexion internet. Dès qu’une connexion internet est disponible, il suffit que chaque membre de l’équipe présente sur le salon procède à une synchronisation pour que tous les contacts saisis soient disponibles sur le compte de l’institution d’éducation. L’application permet également d’envoyer immédiatement un email de remerciement au candidat accompagné des supports de présentation des formations qui l’ont intéressé. Enfin, il sera possible après le salon de faire un export de l’ensemble des contacts qualifiés des candidats rencontrés sur le salon, qu’il sera possible d’intégrer directement dans les systèmes de GRC (Gestion de la relation client) utilisés par l’école ou l’institution de formation professionnelle.

Les 3 principaux avantages de BipTag sur les salons et événements d’éducation selon nos clients 

Lors des retours d’expérience que nous organisons avec nos clients écoles et institutions de formation professionnelle, trois avantages principaux sont cités à propos de l’utilisation de BipTag :

• Facilité d’utilisation permettant de gagner un temps de traitement des contacts post-salon précieux – un client nous a dit même un jour à ce propos : « J’ai libéré les conseillers faisant partie de nos équipes des tâches de traitement après-salon qui ne présentent aucune valeur ajoutée et leur ai permis de se concentrer sur le contact avec nos candidats, ce qui nous a permis de gagner en efficacité, en attractivité auprès des candidats et en confort pour nos conseillers »
• Fiabilisation des données que nous récoltons sur les salons – l’une des problématiques essentielles de nos clients écoles et institutions de formation professionnelle était en effet un important taux d’informations incomplètes sur le candidat et d’erreurs suite à la prise de contact sur des formulaires de contacts papier puis la ressaisie. Par exemple, une adresse email non saisie ou encore mal saisie engendre au mieux lors de l’envoi du mail de suivi après salon un « retour à l’envoyeur » requérant après le salon un rappel des candidats pour corriger cela et au pire une perte du contact. Le même client nous a livré le témoignage suivant : « Nous avions avant de démarrer l’utilisation de BipTag jusqu’à 12% de données manquantes ou erronées. Aujourd’hui ce taux est passé à 3% notamment grâce au fait que l’application permet de mettre en place des champs obligatoires et qu’il n’y a plus lieu d’interpréter l’écriture de celui qui a accueilli le contact »
• Interactivité appréciée par les candidats – ceux-ci peuvent recevoir en effet avec BipTag immédiatement les présentations des formations, et les détails pratiques, ce qui leur permet d’avoir sous la main immédiatement toutes les informations utiles pour faire leurs choix.

Si l’utilisation de BipTag vous intéresse pour vos prochains salons et événements dans l’éducation, n’hésitez pas à vous inscrire gratuitement en cliquant ici ou à nous laisser vos questions directement sur notre page de contact