Gestion des contacts salon : problèmes et solutions

Les salons professionnels jouent un rôle important dans la démarche marketing des exposants. Plusieurs visiteurs participent aux événements physiques. Il est très important d’utiliser les bons outils pour assurer une meilleure gestion de contacts et transformer les visiteurs de votre stand sur le salon en client.

Gestion traditionnelle des contacts en utilisant les formulaires papiers 

Durant un événement professionnel, les commerciaux collectent les informations utiles des visiteurs qui consultent leurs stands physiques. Les données des participants sont notées sur des fiches contacts. 

Ses données sont essentiellement des informations personnelles et la qualification suite à l’entretien. Après la fin du salon, les notes prises sur des formulaires papiers seront enregistrées manuellement une par une sur un document excel. Ce dernier sera intégré à la suite dans le système de gestion des clients (CRM client relationship management). Ce processus est non seulement coûteux en temps et en énergie mais constitue aussi un risque plus grand de perte des données papiers ou d’erreur dans la saisie des informations.  

Solution automatisé de gestion des contacts salon 

La saisie des contacts visiteurs est cruciale lors d’un salon, mais peut être chronophage et prendre beaucoup de temps. Il est donc important de trouver des moyens pour économiser du temps afin de pouvoir se concentrer sur la collecte d’informations valorisables.

L’outil informatisé est utilisable en pré salon, durant le salon et après salon. 

Préparez vous en pré-salon

Pour garantir une meilleure qualité de données de qualification et assurer un bon suivi d’un événement, il faut préparer 

• Un formulaire de contact : le formulaire « de qualification » qui permet de spécifier les informations à recueillir. En plus des informations perso-professionnelles (nom, prénom, adresse électronique, société, poste occupé, adresse et numéro de téléphone), il y a les questions de qualification. Les questions de qualification sont spécifiques aux produits exposés sur votre stand en relation avec l’entretien visiteur. Une fois le formulaire prêt, publiez le. 
• Un modèle de mail de suivi automatique : Rédigez votre modèle de mail spécifique à votre salon professionnel qui sera envoyé à vos visiteurs afin de les convertir en clients. 
• Des documents de support commercial : partagez vos catalogues produits, vos documents et vos liens avec vos prospects. Les invités peuvent aussi intégrer vos informations dans leurs carnets d’adresses si elles sont présentes dans le mail. 

Utilisez l’application mobile pendant le salon

Vous avez publié votre formulaire ? Vous avez préparé votre modèle de mail de suivi ? Vous avez téléversé vos supports commerciaux ? Commencez dès maintenant l’utilisation de la solution mobile. Depuis votre appareil mobile, Android ou IOS, tablette ou smartphone, téléchargez BipTag et connectez-vous à votre compte. 

La saisie de contact se fait en 3 étapes 

Saisie des informations contact 

Les informations structurées peuvent être notées de 3 méthodes. 

• Scan des cartes de visite: le visiteur dispose-t-il d’une carte de visite ? Scannez la. Les champs seront automatiquement reconnus et renseignés en un clic.
  Pour en savoir plus, Qu’est-ce qu’un scan de carte de visite ?

• Scan des badges d’entrée : En un clic, scannez le Code QR et récupérez en une seconde les informations du contact.

• Saisie manuelle : Renseignez les champs en introduisant les informations une par une.
  Pour en savoir plus: Quelles sont les étapes pour saisir un contact classique ?

Qualification du contact: 

Suite à l’obtention des données perso-professionnelles, vous pourrez qualifier le prospect directement sur l’application au cours de votre interaction en répondant aux questions spécifiques du formulaire établies au préalable. 

Envoi de mail de suivi et rattachement des supports commerciaux 

En fonction de vos préférences, un email automatique de suivi sera envoyé selon un modèle prédéfini et les supports commerciaux choisis. Ces emails et supports peuvent aider vos clients à mieux comprendre vos produits et augmenter vos taux de ventes.

Suivie post salon et extraction

Avec BipTag, vous pourrez suivre l’activité de vos contacts après le salon en vérifiant les emails ouverts, les supports téléchargés et les liens cliqués pour chaque contact. Il est également possible d’exporter facilement les contacts en utilisant un format compatible avec les CRM et ERP, en un clic, en format Excel.

Pour en savoir plus, Comment consulter et exporter les contacts saisis sur un événement ?

Puis-je suivre l’activité des contacts auxquels j’ai envoyé un mail de suivi pendant un événement ?

Chaque prospect dispose d’une fiche contact qui pourrait être consultée et téléchargée en format PDF. 

Comment extraire la fiche de contact d’un contact en particulier rencontré sur un événement ?

Un compte, plusieurs commerciaux 

Avec BipTag, solution innovante de gestion des contacts pour les salons, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de multi-comptes pour gérer la prise de contact sur votre stand. Cela permet à plusieurs agents commerciaux de se connecter à un compte où ils peuvent accéder aux formulaires, aux documents de support et aux modèles d’e-mails automatisés préparés à l’avance pour faciliter la gestion des contacts pendant le salon.

Utilisation en mode hors connexion

La solution développée par BipTag est opérationnelle en mode connecté (Online) et déconnecté (Offline). Cela signifie que vous pouvez continuer à saisir des contacts même si vous n’avez pas une bonne connexion ou si vous êtes en dehors de la zone de couverture WiFi du salon ou si votre forfait de données mobile est épuisé. Une fois que vous avez accès à Internet, vous pouvez synchroniser les contacts saisis hors ligne pour les exporter ultérieurement.