Quel outil choisir pour ma prise de contacts sur un salon

Lors de la préparation opérationnelle d’un salon, vous vous posez toujours la question « Quel outil dois-je utiliser pour réussir ma prise de contacts sur mon prochain salon ? »

N’oubliez pas que la base de données de vos visiteurs est, avec la rencontre de vos clients, l’objectif principal de votre participation à un salon professionnel. Ne lésinez donc pas sur les moyens pour choisir l’outil qui vous convient le mieux.

Pour pouvoir répondre à cette question, il faut préciser vos attentes…car d’une entreprise à l’autre, les attentes sont souvent complètement différentes.

Préciser vos attentes quant à votre prise de contacts sur le salon

Les attentes sont souvent très différentes d’un outil de prise de contacts sur un salon professionnel.

Certaines entreprises souhaitent simplement disposer à la fin du salon d’un fichier avec des coordonnées de contact quand d’autres attendent d’avoir des informations plus spécifiques sur les attentes des visiteurs qui sont passés sur leurs stands.

La rapidité de prise des contacts est cruciale pour certains exposants quand pour d’autres prendre du temps avec son client dans un moment d’échange informel est l’objectif recherché.

Enfin, pour citer un dernier exemple parmi les nombreux que nous avons rencontré sur les salons, certains exposants souhaitent immédiatement après l’échange avec leurs visiteurs, leur adresser un email de remerciements accompagné de la documentation des produits ou services qui ont suscité l’intérêt du prospect ou du client. D’autres cependant, préfèrent à cette immédiateté, le traitement des données des contacts après salon, suite à quoi, un envoi de mailing sera réalisé souvent par la fonction Marketing.

Choisir l’outil adéquat pour prendre vos contacts

Dans la préparation de votre salon, une étape cruciale consiste à choisir le bon outil pour prendre les contacts de vos visiteurs et créer votre base de données de contacts qualifiés du salon.

Cela semble être une évidence mais cette étape est souvent oubliée par les exposants qui sont pris par les tâches opérationnelles de la logistique de la présence sur l’événement ou de préparation du stand mais ont tendance à négliger le choix de l’outil adéquat pour la gestion de leurs contacts du salon.

Pourtant, constituer une base de contacts qualifiée n’est-elle pas l’objectif ultime recherché de la participation à un salon ? Mal gérer cette étape reviendrait à mettre à mal toutes les étapes précédentes de préparation du salon !

Pour gérer ses contacts du salon, plusieurs méthodes sont possibles :

• Le formulaire papier – Ceci est l’outil le plus fréquemment utilisé pour la prise de contacts par les exposants. Il permet souvent aux commerciaux présents sur le stand de renseigner les coordonnées du contact et de qualifier ses besoins via des questions spécifiques à l’entreprise.
• La douchette pour scanner les badges – Certains salons proposent un service de location de douchettes pour la prise de contacts. Ces systèmes permettent à l’exposant sur le stand de scanner les badges des visiteurs pour récupérer leurs coordonnées. Après le salon, l’exposant reçoit la liste des visiteurs dont les badges ont été scannés par ses équipes durant celui-ci.
• Les solutions de gestion de contacts pour salons sur tablettes ou smartphones – BipTag est l’acteur de référence qui a créé l’outil simple permettant aux exposants à partir de leurs téléphones et tablettes de gérer leurs contacts du salon. Pour cela, rien de plus simple pour le commercial sur son stand muni de sa tablette
  1. Il scan avec l’application BipTag la carte de visite de son interlocuteur et dispose immédiatement de ses coordonnées
  2. Il saisit les informations pertinentes de ses contacts sur son e-formulaire via de simples cases à cocher…
  3. Il envoie un mail de remerciements avec les documents commerciaux à l’instant T

Durant ou après le salon, il suffit alors de faire une extraction de sa base de données de contacts du salon sous Excel et de commencer à l’exploiter !

Synthèse des avantages et inconvénients

Vous trouverez ci-après une synthèse des avantages et inconvénients des différents outils à votre disposition pour la gestion de vos contacts du salon.

Outil	Avantages	Inconvénients
Formulaire papier	–       Données de contact des visiteurs bien renseignées-       Données de qualification des besoins des visiteurs	–       Notes manuelles pour certaines difficiles à déchiffrer –       Processus de saisie long après le salon engendrant une faible réactivité commerciale-       Double saisie des données (une fois sur le salon et une fois après le salon)
Douchette pour le scan de badges	–       Prise de contact rapide-       Coordonnées des visiteurs « scannés » disponibles sans saisie	–       Mauvaise qualité des données reçues sur les visiteurs souvent tronquées ou fausses-       Absence de données sur les besoins des visiteurs et les échanges avec eux sur le salon-       Délai de réception des données (souvent plusieurs jours après le salon) engendrant une faible réactivité  commerciale
Les solutions de gestion de contacts pour salons sur tablettes ou smartphones	–       Prise de contact rapide-       Coordonnées des visiteurs « scannés » disponibles quasiment sans saisie-       Bonne qualité des coordonnées validées en direct avec les visiteurs-       Qualification des besoins du visiteur en quelques clics sur un e-formulaire –       Base de données des visiteurs exportable sur Excel à tout moment-        Proactivité en face du visiteur par l’envoi immédiat d’un mail de remerciement accompagné des documents marketing en appui à l’échange	–       Nécessité d’une carte de visite ou d’un support écrit pour automatiser la saisie des coordonnées de contacts

Conclusion

Utiliser un outil spécialisé vous permet de gagner du temps par rapport à une saisie sur un formulaire papier, à bien qualifier vos contacts par rapport à ce que vous permet le scan via la douchette sur les salons.  Avec un tel outil, vous aurez une excellente réactivité, très appréciée par vos prospects ! BipTag, en tant qu’outil de référence sur la saisie et gestion des contacts pour les salons professionnels répond clairement à vos attentes. Si vous voulez avoir plus d’informations, contactez-nous